Handbuch · Verwaltung
Einstellungen der Verwaltung
Kurz gesagt
Die Einstellungen liegen unter Verwaltung, Einstellungen und decken 19 Bereiche ab: Erscheinungsbild, Überstunden, Feiertage, Krankmeldung, Minijob, Urlaub, Urlaubssperren, Firmenstandorte, Firmen, E-Mail, Briefpapier, Archiv, Aufbewahrung, Datenschutz, Sicherheit, Standort-Modus, Postausgang, onOffice und Gemini. Die letzten fünf sind dem Super-Admin vorbehalten.
| Bereich | Was eingestellt wird |
|---|---|
| Erscheinungsbild | Firmenname, Anzeigename, eigenes Logo für Kopfzeile, Mails und PDFs |
| Überstunden | Freigabeverfahren, Kulanzgrenze, Homeoffice ohne Überstunden |
| Feiertage | Standard-Bundesland, betriebliche Sonderregeln, halbe Feiertage |
| Krankmeldung | ab wann ein Attest verlangt wird |
| Minijob | Geringfügigkeitsgrenze und Warnschwelle |
| Automatik | ab welcher Dauer eine laufende Pause eine Erinnerung auslöst, Standard 45 Minuten, 0 schaltet sie ab |
| Urlaub | Übertrag ins Folgejahr und Verfallsdatum |
| Urlaubssperren | Zeiträume ohne Urlaubsanträge |
| Firmenstandorte | Anschriften für die Standortprüfung |
| Firmen | Firmenliste der Gruppe |
| welche Benachrichtigungen verschickt werden | |
| Briefpapier | Fußzeile der erzeugten Dokumente je Firma |
| Archiv | Aufbewahrungsfrist für Rechnungsordner |
| Aufbewahrung | automatische Löschung alter Bewegungsdaten |
| Datenschutz | Angaben für die Information nach Art. 13 DSGVO |
| Sicherheit | Zwei-Faktor-Pflicht für Admins (nur Super-Admin) |
| Standort-Modus | Pflicht, optional oder aus (nur Super-Admin) |
| Postausgang | eigener SMTP-Server, Testmail und DKIM-Signatur (nur Super-Admin) |
| onOffice | Zugangsdaten für den Immobilien-Abgleich (nur Super-Admin) |
| Gemini | Schlüssel für die KI-Aufbereitung (nur Super-Admin) |
Zum Postausgang
Ist kein eigener Server hinterlegt, verschickt der Postausgang der Plattform. Die Empfänger sehen dann den Namen der eigenen Firma, aber die Absenderadresse des Betreibers. Mit einem eigenen Server steht die eigene Adresse davor, und SPF und DMARC laufen über die eigene Domain. Für den Dauerbetrieb ist der eigene Server die bessere Wahl.
Die Testmail in den Einstellungen geht über genau denselben Weg wie im Betrieb und gibt die Antwort des Servers unverändert zurück. Damit steht in der Meldung, ob es an der Erreichbarkeit, an TLS, an der Anmeldung oder erst an der Annahme lag. Fehlgeschlagene Mails stehen mit Code und Antwort im Protokoll, ohne Empfänger und ohne Inhalt.
DKIM wird je Firma mit Domain, Selector und privatem Schlüssel hinterlegt. Ohne Signatur kann der Empfänger nicht prüfen, dass die Mail wirklich von dieser Domain stammt, und Gmail stuft sie entsprechend ein. Wer über einen Dienst sendet, der selbst signiert, lässt die Felder leer.