Vom Stundenzettel zur digitalen Erfassung
Kurz gesagt
Der Papier-Stundenzettel entsteht typischerweise am Wochenende aus dem Gedächtnis und kommt zum Monatsende ins Büro. Damit reißt er die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG, er ist nicht objektiv im Sinne der Rechtsprechung, und die Zuordnung zu Liegenschaften fehlt oder ist ungenau. Eine digitale Erfassung entsteht im Moment der Arbeit.
Der Stundenzettel ist die verbreitetste Form der Zeiterfassung im Außendienst und die unzuverlässigste. Nicht wegen Nachlässigkeit, sondern weil er in dem Moment ausgefüllt wird, in dem niemand mehr genau weiß, wann er wo war.
Was am Zettel scheitert
- Die Frist. § 17 Abs. 1 MiLoG verlangt die Aufzeichnung spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag. Zettel, die zum Monatsende kommen, erfüllen das nicht.
- Die Genauigkeit. Runden auf halbe Stunden ist die Regel. Über einen Monat summiert sich das, meist zu Lasten des Betriebs.
- Die Zuordnung. Wer sechs Objekte am Tag anfährt, schreibt meist drei auf.
- Die Lesbarkeit. Jede Rückfrage kostet zweimal Zeit: einmal bei der Verwaltung, einmal bei der Person.
- Der Verlust. Ein Zettel im Transporter überlebt keine nasse Woche.
Was sich im Alltag ändert
| Situation | Mit Zettel | Mit App |
|---|---|---|
| Arbeitsbeginn | Notieren, meist später | Ein Knopfdruck, Position wird erfasst |
| Objektwechsel | Zweite Zeile, oft vergessen | Ein Knopfdruck, neues Objekt erkannt |
| Feierabend | Zettel im Auto | Ausstempeln, Tagesabschluss auf dem Heimweg |
| Monatsende | Zettel sammeln, entziffern, tippen | Auswertung liegt bereits vor |
| Rückfrage vom Auftraggeber | Suchen im Ordner | Objektauswertung des Monats öffnen |
Der Einwand: Die Leute können das nicht
Die Erfahrung spricht dagegen, wenn die Bedienung aus einem Knopf besteht. Der Widerstand kommt selten von der Technik, sondern von der Ortung. Deshalb lässt sich der GPS-Modus auf optional oder aus stellen, und deshalb gehört die Regelung in eine Betriebsvereinbarung, bevor die erste Buchung entsteht. Mehr dazu unter GPS und Datenschutz.
Der Umstieg
Ein Stichtag, kein Parallelbetrieb. Zwei Wochen vorher die Betriebsvereinbarung, eine Woche vorher die Konten anlegen und die Objekte importieren, am Stichtag eine halbe Stunde Einweisung. Der Willkommens-Rundgang in der Anwendung führt in fünf Schritten durch die Bedienung, das reicht für die meisten.