Handbuch · Verwaltung
Benutzer anlegen und beim Ausscheiden anonymisieren
Kurz gesagt
Unter Verwaltung, Benutzer, "Neuer Benutzer" sind Name, E-Mail-Adresse und Rolle Pflicht. Die Adresse ist zugleich die Anmeldung und lässt sich später nicht ändern. Danach folgen Arbeitsplan oder Vorlage, Vorgesetzter, Bundesland für die Feiertage, Urlaubsanspruch und Eintrittsdatum. Zum Schluss gehen die Zugangsdaten per Mail raus, mit Passwortwechsel beim ersten Anmelden.
Verwaltung, Benutzer, "Neuer Benutzer".
Pflicht sind Name, E-Mail-Adresse und Rolle. Die Adresse ist zugleich die Anmeldung und lässt sich später nicht ändern.
Danach: Arbeitsplan oder eine Vorlage wählen, Vorgesetzter, Bundesland (es bestimmt die Feiertage), Urlaubsanspruch, Eintrittsdatum.
Zum Schluss "Zugangsdaten per Mail schicken". Die Person bekommt ein Startpasswort, das beim ersten Anmelden gewechselt werden muss.
Was beim Ausscheiden passiert
Konto deaktivieren, nicht löschen. Arbeitszeitnachweise haben gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Ein deaktiviertes Konto gibt seinen Lizenzplatz sofort frei.
Ist die Frist abgelaufen, gibt es "Anonymisieren": Name, Kontaktdaten, Bankverbindung, Dokumente und Fahrtdetails werden entfernt, der Datensatz bleibt pseudonymisiert als Nachweis bestehen.