Einsatzplanung für Hausmeisterdienste
Kurz gesagt
Die Einsatzplanung von CasaClock ist ein zubuchbarer Bereich für Betriebe, die wiederkehrende Arbeiten an fremden Liegenschaften leisten. Aus dem Objektvertrag und dem Leistungsverzeichnis entstehen Termine, daraus ein geprüfter Wochenplan, daraus die Tour des Tages auf dem Handy. Gestempelt wird aus dem Einsatz heraus, und am Monatsende steht je Objekt geleistet gegen vereinbart.
Ein Hausmeisterdienst verkauft eine Zusage: so viele Stunden im Monat, diese Positionen, in diesem Turnus. Der Streit entsteht später und immer an derselben Stelle, nämlich bei der Frage, ob die Zusage eingehalten wurde. Wer darauf mit einer Summe antwortet, hat schon verloren.
Die Kette vom Vertrag bis zur Rechnung
Im Objektvertrag stehen Auftraggeber, Laufzeit, Vertragsstunden und Stammbesetzung. Im Leistungsverzeichnis steht, was wiederkehrend zu tun ist, mit Turnus, Dauer und Zeitfenster. Daraus rechnet die Software die Termine der nächsten Wochen aus, der Planer legt sie im Wochenraster auf Personen, und der Hausmeister sieht morgens seine Tour. Gestempelt wird aus dem Einsatz heraus, also mit Objekt und Position, ohne dass jemand etwas zuordnet.
Am Monatsende steht je Objekt die geleistete neben der vereinbarten Zeit. Das ist keine Auswertung, die jemand baut, sondern das Nebenprodukt der Erfassung.
Vertragsstunden mit Gültig-ab
Stunden und Pauschale werden nicht überschrieben, sondern mit einem Datum versehen. Eine Erhöhung im Mai ändert die Abrechnung vom März nicht. Wer im November erklären muss, wie die Rechnung vom Februar zustande kam, braucht den Stand vom Februar.
Was der Plan prüft, bevor er steht
Beim Einplanen prüft die Software genehmigte Abwesenheiten, Urlaubssperren, Überschneidungen, die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes über Haupt- und Minijob zusammen, die engeren Grenzen für Minderjährige, Qualifikationen und Zeitfenster. Ein Verstoß blockiert. Ein Hinweis lässt sich mit Begründung übergehen, und die Begründung bleibt am Einsatz stehen.
Touren aus den eigenen Fahrzeiten
Die Objekte einer Schicht werden so sortiert, dass wenig gefahren wird, bei Einhaltung der Zeitfenster. Die Fahrzeit kommt zuerst aus den eigenen Stempeldaten: Liegen zwischen zwei Objekten genug Fahrten vor, gilt deren Median. Der Plan wird über die Monate genauer, statt auf einer allgemeinen Schätzung stehen zu bleiben. Startpunkt ist immer ein Firmenstandort, nie eine Wohnadresse.
Der Ausfall
Eine Krankmeldung macht die veröffentlichten Einsätze im Zeitraum unbesetzt und meldet das dem Planer. Im Cockpit steht je Einsatz eine Vorschlagsliste mit dem Umweg in Kilometern, den Wochenstunden der Person und dem Hinweis, ob sie das Objekt kennt. Angefragt werden die ersten drei gleichzeitig, die erste Zusage zählt. Zwei Stunden vor Beginn geht ein unbesetzter Einsatz an alle Planer.
Der Aushang im Treppenhaus
Je Objekt gibt es ein druckbares Blatt mit QR-Code. Wer scannt, sieht ohne Anmeldung die Besuche der letzten zwölf Wochen mit auf die Viertelstunde gerundeten Zeiten, die erledigten und offenen Positionen und den nächsten geplanten Besuch. Namen einzelner Beschäftigter stehen nicht darin. Der Beirat bekommt ein zweites Token mit geleisteten gegen vereinbarte Stunden.
Derselbe Code ist der Stempelpunkt: Wer angemeldet ist und scannt, stempelt ohne Standortfreigabe ein. Das löst Keller und Tiefgaragen, in denen kein GPS ankommt.
Was die Einsatzplanung nicht ist
Sie ist keine Verwaltungssoftware und keine Rechnungsstellung. Sie plant Arbeit an Liegenschaften, weist sie nach und übergibt die Zahlen als CSV. Beschlusssammlung, Betriebskostenabrechnung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Die Bedienung Schritt für Schritt steht im Handbuch.