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Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz
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Kurz gesagt
Nach § 17 Abs. 1 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Pflicht trifft alle geringfügig Beschäftigten sowie die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen, darunter Baugewerbe, Gebäudereinigung, Gaststätten und Speditionen.
Wen es trifft
Zwei Gruppen: alle geringfügig Beschäftigten unabhängig von der Branche, und alle Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz.
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Forstwirtschaft
- Gebäudereinigung
- Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Eine Hausverwaltung fällt als solche nicht unter § 2a SchwarzArbG. Sobald sie geringfügig Beschäftigte hat, etwa Reinigungskräfte auf Minijob-Basis, gilt die Pflicht für diese Personen trotzdem. Wer Reinigungsleistungen selbst erbringt, ist ohnehin in der Gebäudereinigung.
Was aufgezeichnet werden muss
| Anforderung | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Inhalt | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit | § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG |
| Frist zur Aufzeichnung | Spätestens sieben Tage nach dem Tag der Arbeitsleistung | § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG |
| Aufbewahrung | Mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt | § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG |
| Verfügbarkeit | Im Inland, in deutscher Sprache, auf Verlangen am Ort der Beschäftigung | § 17 Abs. 2 MiLoG |
Die Pausen müssen nicht gesondert ausgewiesen sein, aber Beginn, Ende und Dauer müssen zusammenpassen. Wer Beginn und Ende erfasst und die Dauer daraus rechnet, muss die Pausen kennen.
Wann die Pflicht entfällt
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) nimmt Beschäftigte mit einem verstetigten regelmäßigen Monatsentgelt oberhalb einer Grenze von der Aufzeichnungspflicht aus, und mit einer niedrigeren Grenze, wenn dieses Entgelt für die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt wurde. Außerdem entfällt die Pflicht für im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers.
Was der Zoll prüft
Zuständig ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung. Geprüft wird, ob Aufzeichnungen vorliegen, ob sie den Inhalt des § 17 MiLoG abdecken, ob sie innerhalb von sieben Tagen entstanden sind und ob sie am Ort der Beschäftigung vorgelegt werden können. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht sind Ordnungswidrigkeiten; § 21 MiLoG sieht dafür einen Bußgeldrahmen vor.
Nachträglich erstellte Sammelaufstellungen sind der häufigste Befund. Die Sieben-Tage-Frist ist der Punkt, an dem Papierzettel scheitern, die erst zum Monatsende ins Büro kommen.
Wie CasaClock die Anforderungen abdeckt
- Beginn, Ende und Dauer entstehen mit der Buchung, also am selben Tag. Die Sieben-Tage-Frist ist damit strukturell eingehalten.
- Die Löschfrist lässt sich nicht unter 730 Tage stellen, damit die Zwei-Jahres-Frist nicht durch eine gut gemeinte Datensparsamkeit unterlaufen wird.
- Minijob-Zeiten laufen als eigenes Konto, mit eigenem Monatskontingent und eigener Zuständigkeit für Freigaben.
- Der Monatsnachweis je Person ist druckbar und in deutscher Sprache.
Dieser Text gibt den Stand zum genannten Datum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze und Rechtsprechung ändern sich; prüfen Sie vor einer Entscheidung den aktuellen Stand oder holen Sie anwaltlichen Rat ein.