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Arbeitszeiterfassung: Wer muss was aufzeichnen?

Veröffentlicht am 11.03.2026, zuletzt geprüft am 04.09.2026.

Kurz gesagt

Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass sich diese Pflicht bereits heute aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ergibt, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils vom 14.05.2019 (C-55/18). Ein neues Arbeitszeitgesetz ist dafür nicht abzuwarten.

Die zwei Entscheidungen, um die es geht

Am 14.05.2019 entschied der Europäische Gerichtshof im Verfahren C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank SAE), dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Urteil richtete sich an die Gesetzgeber, nicht direkt an die Betriebe.

Am 13.09.2022 stellte das Bundesarbeitsgericht im Beschluss 1 ABR 22/21 fest, dass eine solche Pflicht in Deutschland bereits besteht. Sie folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, wenn man die Norm unionsrechtskonform auslegt. Der Fall selbst drehte sich um etwas anderes: Ein Betriebsrat wollte die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen. Das Gericht verneinte das Initiativrecht, weil es bei einer gesetzlichen Pflicht kein Mitbestimmungsrecht über das Ob gibt, und begründete damit die Pflicht selbst.

Was schon vorher galt

Die Debatte um das BAG hat verdeckt, dass es längst konkrete Aufzeichnungspflichten gab, die weiter gelten.

Norm	Wer	Was	Aufbewahrung
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Alle Arbeitgeber	Arbeitszeit über die werktägliche Arbeitszeit hinaus, also Mehrarbeit, sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen	Mindestens zwei Jahre
§ 17 Abs. 1 MiLoG	Betriebe der in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen und alle geringfügig Beschäftigten	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung	Mindestens zwei Jahre, im Inland verfügbar
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG	Alle Arbeitgeber	System zur Erfassung der Arbeitszeit (BAG 1 ABR 22/21)	Ohne eigene Frist, praktisch die Fristen oben

Was aufgezeichnet werden muss

Das BAG nennt keine Form. Aus dem EuGH-Urteil und aus § 17 MiLoG ergibt sich der Mindestinhalt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Person. Pausen müssen erkennbar sein, sonst lässt sich die Dauer nicht bestimmen.

Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Objektiv heißt, dass die Aufzeichnung nicht allein vom Gedächtnis abhängt. Verlässlich heißt, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. Zugänglich heißt, dass die beschäftigte Person ihre eigenen Aufzeichnungen einsehen kann.

Darf die Erfassung an die Beschäftigten delegiert werden?

Ja. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, die Ausführung darf die beschäftigte Person übernehmen. Genau so funktioniert jede Stempeluhr. Wer delegiert, muss ein System bereitstellen und dafür sorgen, dass es benutzt wird; fehlende Tage müssen auffallen.

Wer ist ausgenommen?

Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG fallen nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG nicht unter das Arbeitszeitgesetz. Ob das auch die Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ausschließt, ist umstritten. Selbstständige und freie Handelsvertreter sind keine Beschäftigten und damit nicht erfasst.

Reicht Excel?

Formal verlangt kein Gesetz eine Software. Praktisch scheitert eine Tabelle an drei Punkten: Sie ist nachträglich unbemerkt änderbar, sie ist für die beschäftigte Person selten zugänglich, und sie erfasst im Außendienst nichts, was nicht jemand abends abtippt. Der Vergleich steht ausführlich unter Excel gegen Zeiterfassungssoftware.

Was passiert bei Verstößen?

Verstöße gegen § 16 Abs. 2 ArbZG sind Ordnungswidrigkeiten nach § 22 ArbZG. Verstöße gegen § 17 MiLoG kann der Zoll im Rahmen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit ahnden; das Mindestlohngesetz sieht dafür in § 21 einen Bußgeldrahmen vor. Daneben wirkt sich fehlende Dokumentation im Überstundenprozess aus, weil die Darlegungslast dann praktisch beim Arbeitgeber landet.

Dieser Text gibt den Stand zum genannten Datum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze und Rechtsprechung ändern sich; prüfen Sie vor einer Entscheidung den aktuellen Stand oder holen Sie anwaltlichen Rat ein.

Häufige Fragen

Ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils vom 14.05.2019 (C-55/18). Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob das Arbeitszeitgesetz geändert wird.

Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?

Nein. Das Bundesarbeitsgericht schreibt keine Form vor. Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Papier kann das erfüllen, scheitert in der Praxis aber an Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit, sobald mehr als eine Handvoll Personen erfasst wird.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre. § 16 Abs. 2 ArbZG nennt diese Frist für Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit, § 17 Abs. 2 MiLoG für die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz. Steuerliche und handelsrechtliche Fristen können darüber hinausgehen.

Dürfen Beschäftigte ihre Zeit selbst erfassen?

Ja. Die Erfassung darf delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Er muss ein geeignetes System bereitstellen und dessen Nutzung sicherstellen, also insbesondere merken, wenn Tage fehlen.

Gilt die Pflicht auch für Minijobber?

Für geringfügig Beschäftigte gilt zusätzlich § 17 Abs. 1 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht bestand schon vor der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts.