Handbuch · Verwaltung

Personalakte und erzeugte Dokumente

Kurz gesagt

Die Personalakte liegt unter Verwaltung, Benutzer und enthält Stammdaten, Anschrift, Bankverbindung, Notfallkontakt, Arbeitsplan, Rollen, Minijob, Ausbildung und Dokumente. Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer und Steuer-ID sehen nur Admins. Aus der Akte heraus entstehen fertige Word- und PDF-Dokumente vom Arbeitsvertrag bis zum Zeugnis, mit gerechneten Fristen und eingesetztem Briefkopf.

Personalakte

Verwaltung, Benutzer, eine Person öffnen. Stammdaten, Anschrift, Bankverbindung, Notfallkontakt, Arbeitsplan, Rollen, Minijob, Ausbildung und Dokumente.

Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer und Steuer-ID sehen nur Admins. Über die Schnittstellen werden sie grundsätzlich nicht herausgegeben.

Dokumente erzeugen

Aus der Personalakte heraus entstehen fertige Word- und PDF-Dokumente: Arbeitsvertrag, Ermahnung, Abmahnung, Kündigung in allen Formen, Aufhebungsvertrag und Zeugnis. Die Felder werden aus den Stammdaten gefüllt, Fristen automatisch gerechnet, Briefkopf und Logo eingesetzt.

Vier-Augen-Prinzip

Kündigungen werden erst erzeugt, nachdem eine zweite berechtigte Person freigegeben hat. Wer den Antrag gestellt hat, kann ihn weder genehmigen noch ablehnen.

Kenntnisnahme

Mitarbeiter bestätigen Dokumente im System mit Zeitstempel. Das ersetzt die Unterschrift auf dem Papier nicht überall, dokumentiert aber, wann jemand Kenntnis genommen hat.

Vorgesetzte sehen nur Dokumente, die für den Mitarbeiter selbst sichtbar sind, etwa Nachweise zu Krankmeldungen. Abmahnung, Vertrag und Kündigung bleiben Admins vorbehalten.

Häufige Fragen

Kann ich eine Kündigung allein erzeugen?

Nein. Es braucht die Freigabe einer zweiten berechtigten Person, und wer den Antrag gestellt hat, darf ihn nicht selbst genehmigen.

Ersetzt die Kenntnisnahme im System die Unterschrift?

Nicht überall. Sie dokumentiert mit Zeitstempel, wann jemand Kenntnis genommen hat. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, etwa bei der Kündigung, bleibt es beim Papier.