Handbuch · Zubuchbare Bereichezubuchbar
Archiv und Lager: Kartons, QR-Codes, Vernichtungsfristen
Kurz gesagt
Das Archiv ist für das Papierarchiv einer Hausverwaltung gedacht: Kartons mit Ordnern, in Regalen, in Räumen, an Standorten. Die Suche versteht ganze Sätze und verzeiht Tippfehler; Ergebnis ist der genaue Lagerplatz mit Standort, Raum, Regal, Fach und Karton-Kennung. Entnahme und Rücklage werden protokolliert. Gelöscht wird nichts automatisch: Der Archiv-Verantwortliche gibt die Vernichtung frei.
Gedacht für das Papierarchiv einer Hausverwaltung: Kartons mit Ordnern, in Regalen, in Räumen, an Standorten.
Suchen
Menü, Archiv. Die Suche versteht ganze Sätze und verzeiht Tippfehler, etwa "Rechnungsordner 2019 Payerstraße". Ergebnis ist der genaue Lagerplatz: Standort, Raum, Regal, Fach, dazu die Karton-Kennung.
Entnehmen und Zurücklegen
Ganze Kartons oder einzelne Ordner lassen sich als entnommen markieren. Wer, was und wann wird protokolliert. Beim Zurücklegen dasselbe.
Neuen Karton anlegen
Objekt und Ordner erfassen. Die Software schlägt den besten freien Platz vor und berücksichtigt dabei Nähe zu verwandten Kartons, Lückenfüllung, gemeinsame Vernichtungsfristen und Zugriffshäufigkeit. Zum Schluss entsteht ein QR-Aufkleber zum Ausdrucken.
Ordnerrücken lassen sich fotografieren, die KI liest Bezeichnung, Jahr und Kategorie aus und füllt die Felder vor. Statt einen neuen Karton anzulegen, schlägt die Software auch bestehende Kartons desselben Objekts mit freiem Platz vor.
QR-Codes
Kartons und Fächer bekommen QR-Aufkleber. Scannen geht mit der Handykamera, ohne zusätzliches Gerät, auch auf dem iPhone.
Der Einräum-Assistent: erst den Karton scannen, dann das Fach. Die Software bestätigt "richtig eingeräumt", warnt bei Falscheinlagerung oder bucht auf das gescannte Fach um. Etiketten lassen sich einzeln oder als Bogen für viele Kartons drucken.
Lager-Editor
Räume mit echten Maßen anlegen und Regale per Drag-and-drop im Grundriss platzieren. Belegte Bereiche sind gegen Verkleinern und Löschen geschützt. Optional schlägt eine KI aus einer Beschreibung oder einem Grundrissfoto eine Anordnung vor.
Aufbewahrung und Vernichtung
Rechnungsordner werden nach einer einstellbaren Frist, im Standard zehn Jahre, vernichtungsreif. Vorgeschlagen werden nur reine Rechnungskartons; Kartons mit Stammdaten bleiben außen vor. Gelöscht wird nichts automatisch: Der Archiv-Verantwortliche gibt frei.