Minijob und Hauptjob getrennt erfassen

Kurz gesagt

CasaClock führt einen Minijob als zweites Beschäftigungsverhältnis neben dem Hauptjob. In der Stempeluhr schaltet die Person zwischen beiden um, jede Buchung wird dem gewählten Job zugeordnet und getrennt gezählt. Der Minijob hat ein eigenes Monatskontingent in Stunden und eine eigene vorgesetzte Person, die allein diese Zeiten sieht und freigibt.

Ein Hausmeister arbeitet 30 Stunden in der Verwaltung und putzt am Samstag vier Stunden für die Schwestergesellschaft, die das Objekt in der Payerstraße betreut. Zwei Arbeitsverhältnisse, zwei Lohnabrechnungen, zwei Vorgesetzte, eine Person, ein Telefon. Wer beide Beschäftigungen in einer Zeiterfassung führt, muss sie sauber trennen können, sonst wandern Stunden über die Geringfügigkeitsgrenze oder landen in der falschen Abrechnung.

Der Umschalter in der Stempeluhr

Ist für eine Person ein Minijob hinterlegt, steht über dem Stempelknopf ein Umschalter mit zwei Feldern: Hauptjob und Minijob. Der gewählte Job entscheidet, unter welchem Verhältnis die nächste Buchung entsteht. Jeder Zeiteintrag trägt dieses Kennzeichen von Anfang an; es wird nichts nachträglich aufgeteilt, geschätzt oder umgebucht.

Wer keinen Minijob hat, sieht den Umschalter nicht. Die Stempeluhr bleibt für alle anderen unverändert bei einem Knopf.

Das Monatskontingent

In der Personalakte trägt die Verwaltung drei Angaben ein: die Firma, für die der Minijob läuft, die zuständige vorgesetzte Person und ein Stundenkontingent pro Monat. Auf der Startseite steht danach eine eigene Karte für den Minijob mit den in diesem Monat gestempelten Stunden und dem Kontingent daneben. Wird es überschritten, wechselt die Zahl auf Rot und darunter steht der Satz, dass das Monatskontingent überschritten ist.

Die Warnung sperrt nichts. Das ist Absicht: Ein Betrieb, der am 28. eine Stunde über dem Kontingent liegt, braucht eine Meldung an die Verwaltung, keine blockierte Stempeluhr auf dem Hof.

Zwei Vorgesetzte, zwei getrennte Sichten

Der Minijob hat eine eigene vorgesetzte Person, und die Trennung ist keine Frage der Navigation, sondern der Berechtigung. Die Prüfung sitzt im Server: Über Zeiten im Minijob entscheidet ausschließlich die für den Minijob eingetragene Führungskraft, über die Zeiten im Hauptjob ausschließlich die des Hauptjobs. Wer die falsche Seite aufruft, landet wieder in seiner Team-Übersicht.

Die für den Minijob zuständige Person sieht in ihrer Team-Übersicht einen eigenen Block mit den Minijobbern, jeweils mit dem Namen der Firma darunter. Der Vorgesetzte des Hauptjobs sieht diese Stunden nicht. Das ist auch datenschutzrechtlich die richtige Reihenfolge: Zugriff bekommt, wer ihn für das eigene Beschäftigungsverhältnis braucht.

Was im Minijob anders läuft als im Hauptjob
	Hauptjob	Minijob
Sollarbeitszeit	aus dem Arbeitszeitmodell	keine, stattdessen Stundenkontingent im Monat
Stundenkonto und Saldo	wird geführt	wird nicht geführt
Zeitfreigabe für den Zeitraum	durch die vorgesetzte Person	entfällt mangels Soll
Zuständigkeit	Vorgesetzte:r des Hauptjobs	eigene:r Minijob-Vorgesetzte:r

Der Vertrag dazu

In der Dokumentenerstellung liegt eine eigene Vorlage für den Minijob-Vertrag. Sie zieht Name, Anschrift und Eintrittsdatum aus der Personalakte und trägt die Hinweise, die bei dieser Vertragsart regelmäßig vergessen werden: Anmeldung bei der Minijob-Zentrale, Mindestlohn gilt auch hier, Rentenversicherungspflicht mit Befreiungsmöglichkeit auf Antrag, und der Anspruch auf bezahlten Urlaub und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall besteht wie bei jedem anderen Arbeitsverhältnis. Freigegeben wird das Dokument im Vier-Augen-Verfahren, siehe Personalakte und Dokumente.

Was CasaClock hier nicht tut

Keine Lohnabrechnung, keine Meldung an die Minijob-Zentrale, keine Prüfung, ob mehrere Minijobs bei verschiedenen Arbeitgebern zusammen die Grenze reißen. Der Abrechnungsexport unterscheidet nicht nach Job; er rechnet über die Verteilung auf Liegenschaft und Tätigkeit ab, siehe Tagesabschluss. Was die Anwendung liefert, ist die saubere Trennung der Stunden und die Warnung, bevor der Monat gelaufen ist.

Häufige Fragen

Wie stempelt jemand mit Haupt- und Minijob?

Über einen Umschalter in der Stempeluhr mit den Feldern Hauptjob und Minijob. Der gewählte Job entscheidet, unter welchem Beschäftigungsverhältnis die nächste Buchung entsteht. Jeder Eintrag trägt das Kennzeichen von Anfang an; nachträglich wird nichts aufgeteilt.

Überwacht CasaClock die Geringfügigkeitsgrenze?

Nur in Stunden, nicht in Euro. Die Anwendung kennt keine Löhne. Der Betrieb trägt ein Stundenkontingent pro Monat ein; die Startseite zeigt die gestempelten Stunden dagegen und meldet die Überschreitung. Die Grenze selbst ergibt sich aus § 8 Abs. 1a SGB IV und ist an den Mindestlohn gekoppelt.

Sieht der Vorgesetzte des Hauptjobs die Minijob-Stunden?

Nein. Über die Zeiten im Minijob entscheidet allein die dafür eingetragene Führungskraft, die Prüfung sitzt auf dem Server. Admins sehen wie überall beides, weil sie die Personalakte führen.

Wird im Minijob ein Stundenkonto geführt?

Nein. Im Minijob gibt es keine Sollarbeitszeit und damit keinen Saldo und keine Zeitfreigabe für einen Zeitraum. Gezählt wird gegen das Monatskontingent. Das Stundenkonto mit Über- und Unterstunden gehört zum Hauptjob.

Kann der Minijob in einer anderen Firma laufen?

Ja, dafür ist er gebaut. Zur Person wird die Firma des Minijobs eingetragen, üblicherweise eine zweite Gesellschaft derselben Gruppe. Sie steht auf der Startseite über den Minijob-Stunden und in der Team-Übersicht der zuständigen Führungskraft.

Blockiert die Anwendung das Stempeln, wenn das Kontingent voll ist?

Nein. Die Zahl wird rot und es erscheint der Hinweis, dass das Monatskontingent überschritten ist. Gesperrt wird nichts: Wer am Monatsende eine Stunde darüber liegt, braucht eine Meldung an die Verwaltung, keine tote Stempeluhr auf dem Hof.