Arbeitszeit auf Liegenschaften und Tätigkeiten verteilen
Kurz gesagt
Im Tagesabschluss verteilt CasaClock die gestempelte Zeit eines Tages auf Positionen: je Position eine Liegenschaft, eine Tätigkeit, eine Dauer und optional Notiz und Fotos. Die Summe der Positionen muss der gestempelten Zeit entsprechen. Jede Position trägt ein Kennzeichen abrechenbar, das später über die Rechnung entscheidet.
Zeiterfassung ohne Zuordnung sagt, dass jemand acht Stunden da war. Eine Hausverwaltung braucht die andere Zahl: Welche dieser acht Stunden fällt unter den Verwaltervertrag, und welche wird der Eigentümergemeinschaft gesondert berechnet?
Eine Position besteht aus vier Angaben
| Angabe | Herkunft |
|---|---|
| Objekt | Aus dem Liegenschaftsstamm, oft schon vorbelegt durch den Geofence beim Stempeln. |
| Tätigkeit | Aus dem Katalog: Treppenhausreinigung, Kleinreparatur, Grünpflege, Winterdienst, Eigentümerversammlung, Fahrtzeit und was der Betrieb ergänzt. |
| Dauer | Von Hand oder als Rest des Tages. |
| Abrechenbar | Vorbelegt aus der Tätigkeit, je Position umschaltbar. |
Dazu kommen freiwillig eine Notiz und Fotos. Wer beim Stempeln vor Ort war, hat das Objekt schon stehen und bestätigt nur.
Die Summe muss stimmen
Die Anwendung zeigt fortlaufend die Differenz zwischen der gestempelten Zeit und der Summe der Positionen. Ein Knopf bucht den Rest auf Büro oder Allgemein. Ein Tag gilt erst als abgeschlossen, wenn diese Differenz null ist. Offene Tage stehen auf der Startseite der Person und in der Übersicht der vorgesetzten Person.
Vom Tagesabschluss zur Rechnung
- Positionen sammelnAlle als abrechenbar markierten Positionen laufen in einen Topf, gruppiert nach Objekt.
- AuswählenDie Verwaltung wählt aus, was in diesen Lauf gehört. Das Kennzeichen abrechenbar lässt sich in der Objekt-Auswertung noch umschalten.
- ExportierenDownload als CSV im Semikolon-Format mit BOM, damit Excel die Umlaute richtig liest, mit deutschem Datumsformat und Komma als Dezimaltrennzeichen. Spalten: Kundennummer, Artikelnummer, Bezeichnung, Datum, Stunden, Mitarbeiter, Objekt.
- Gegen Doppelabrechnung sperrenExportierte Positionen werden dem Export zugeordnet und tauchen im nächsten Lauf nicht wieder auf. Die Historie führt Datum und erstellende Person.
Die Spalten sind auf orgaMAX zugeschnitten, weil das die Rechnungssoftware der ersten Installation ist. Hinter der Schnittstelle `BillingExporter` lässt sich ein anderer Adapter ergänzen, ohne die Anwendung anzufassen.
Auswertung je Objekt
Für jede Liegenschaft steht ein Monat mit allen Positionen bereit: summiert nach Mitarbeiter, summiert nach Tätigkeit, dazu die Einzelpositionen. Das ist die Ansicht, die eine Eigentümerversammlung überzeugt, wenn jemand fragt, wofür die Hausmeisterkosten angefallen sind.