Datenschutz im Produkt
Welche Daten anfallen, worauf sich die Verarbeitung stützt, wie lange sie bleiben und was Beschäftigte selbst tun können.
Wie geht CasaClock mit Personaldaten um?
Die Verarbeitung stützt sich auf § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 DSGVO und, für die Zeiterfassung selbst, auf die rechtliche Verpflichtung aus § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG. Standortdaten entstehen nur im Moment einer Buchung. Jede Person ruft ihre Daten selbst ab (Art. 15), und nach dem Ausscheiden lassen sich Stammdaten und Dokumente löschen (Art. 17), während Zeiten pseudonymisiert für die Aufbewahrungsfristen bleiben.
Diese Seite beschreibt, wie die Software mit personenbezogenen Daten umgeht. Die Datenschutzerklärung für den Besuch dieser Website steht getrennt unter Datenschutzerklärung.
Wer ist wofür verantwortlich
| Rolle | Wer | Wofür |
|---|---|---|
| Verantwortlicher | Der Betrieb, der die Anwendung nutzt | Zwecke und Mittel der Verarbeitung der Beschäftigtendaten, Information nach Art. 13, Betroffenenrechte, Betriebsvereinbarung |
| Auftragsverarbeiter | Der Betreiber der Installation | Betrieb, Wartung, Sicherung der Daten, weisungsgebundene Verarbeitung |
| Weitere Auftragsverarbeiter | Hetzner Online GmbH (Hosting, Rechenzentrum Nürnberg), Postausgang, Geokodierung, optional Google Gemini und Microsoft | Nur soweit tatsächlich eingerichtet |
Die Liste der Auftragsverarbeiter in der erzeugten Datenschutz-Information passt sich der tatsächlichen Konfiguration an: Hosting und Geokodierung immer, Google Gemini nur mit hinterlegtem Schlüssel, Microsoft nur bei aktivierter Microsoft-Anmeldung, der Postausgang nur mit eingerichtetem SMTP-Server. Wer eine Funktion nicht nutzt, hat den Anbieter nicht in seinem Verzeichnis stehen.
Rechtsgrundlagen
Standortdaten
Der Standort wird einmalig im Moment einer Buchung erhoben, mit einem Zeitlimit von 8 Sekunden. Zwischen zwei Buchungen entsteht keine Position und keine Bewegungsspur. Der Modus lässt sich auf Pflicht, optional oder aus stellen; steht er auf aus, wird nichts erhoben, und der Standort-Absatz verschwindet aus der erzeugten Datenschutz-Information. Ausführlich unter GPS und Datenschutz.
Speicherdauer
| Daten | Dauer | Grund |
|---|---|---|
| Zeitbuchungen und Abwesenheiten | Einstellbar, mindestens 730 Tage | § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 2 MiLoG |
| Anmeldeprotokoll | 90 Tage, dann automatisch gelöscht | Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO |
| Sitzungen | 30 Tage Laufzeit des Cookies | Erforderlichkeit |
| Stammdaten nach dem Ausscheiden | Löschung auf Anstoß, mit Namensbestätigung | Art. 17 DSGVO |
Die Untergrenze von 730 Tagen lässt sich nicht unterschreiten. Sie schützt vor einer gut gemeinten Löschfrist, die gegen die Aufbewahrungspflichten aus Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz verstoßen würde.
Rechte der Beschäftigten
- Auskunft nach Art. 15. Jede Person lädt ihre gespeicherten Daten selbst als JSON herunter: Stammdaten, alle Zeitbuchungen, Abwesenheiten, Überstunden, Zeitkorrekturen, Dokumentenliste und Tagesabschlüsse. Ohne Antrag an die Verwaltung.
- Berichtigung nach Art. 16. Stammdaten korrigiert jede Person selbst. Zeitdaten laufen über Korrekturanträge, damit die Änderung nachvollziehbar bleibt.
- Löschung nach Art. 17. In der Personalakte eines deaktivierten Kontos, mit Namensbestätigung.
- Information nach Art. 13 und 14. In der Anwendung, je Firma aus den Einstellungen erzeugt, mit Verantwortlichem, Anschrift, Ansprechperson, Zwecken, Rechtsgrundlagen, Empfängern, Speicherdauer, Rechten und Beschwerderecht.
Was die Löschung entfernt und was bleibt
Entfernt werden Stammdaten, Kontakt, Anschrift, Bankverbindung, Sozialversicherung, Steuer-ID, Geburtsdatum, Notfallkontakt, Dokumente samt Dateien, Unterschrift, Sitzungen, Tokens und Anmeldeprotokoll. Bezüge als vorgesetzte Person, als Vertretung, als ausbildende Person und zu Fahrzeugen werden aufgehoben.
Zeiten, Abwesenheiten und Fahrten bleiben unter dem Pseudonym Ehemalige Person mit Personalnummer erhalten, weil die Aufbewahrungspflichten das verlangen. Die Aktion steht im Audit-Protokoll und lässt sich nicht wiederholen.
Zugriffe innerhalb des Betriebs
Eine vorgesetzte Person sieht und entscheidet über ihr direktes Team, ein Admin über alle. Vertrauliche Felder der Personalakte, also Stundensatz, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer und Steuer-ID, sind Vorgesetzten ohne Admin-Rechte nicht zugänglich. Alle Rechteprüfungen laufen serverseitig, nicht in der Oberfläche.
Unterlagen für Ihr Verzeichnis
Zur Installation gehören Vorlagen für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, ein Löschkonzept und die Rollenverteilung zwischen Betreiber und Kunde. Sie sind als Ausgangspunkt gedacht und ersetzen die Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten nicht.
Häufige Fragen
Ist CasaClock DSGVO-konform?
Die Software bringt die Werkzeuge mit, die eine datenschutzkonforme Verarbeitung möglich machen: Selbstauskunft nach Art. 15, Löschung nach Art. 17, eine erzeugte Information nach Art. 13, Rollentrennung, Löschfristen und ein Audit-Protokoll. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt der Betrieb, der sie einsetzt; die Konformität hängt daher auch an Betriebsvereinbarung, Berechtigungen und Löschkonzept.
Wo werden die Daten gespeichert?
In einer PostgreSQL-Datenbank auf Servern der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Nürnberg, je Installation. Die Dateiablage ist je Firma getrennt. Weitere Empfänger gibt es nur, soweit die entsprechende Funktion eingerichtet ist, etwa ein Postausgangsserver oder die KI-Aufbereitung der Protokolle.
Wie lange werden Arbeitszeitdaten gespeichert?
Die Löschfrist ist einstellbar, mit einer harten Untergrenze von 730 Tagen. Diese Untergrenze ergibt sich aus § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 2 MiLoG, die eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren verlangen.
Kann ein Mitarbeiter seine Daten selbst abrufen?
Ja. Unter Mein Konto lädt jede Person ihre gespeicherten Daten als JSON herunter. Das deckt den Auskunftsanspruch aus Art. 15 DSGVO ab, ohne dass ein Antrag durch die Verwaltung laufen muss.
Brauche ich eine Betriebsvereinbarung?
Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung einer Zeiterfassung mit Standortdaten nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Ohne Betriebsrat ist eine schriftliche Regelung nicht vorgeschrieben, aber ratsam: Sie legt Zweck, Umfang und Zugriffe fest und ist der Nachweis der Transparenz.
Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschkonzept. Sagen Sie, was geprüft werden soll.