Zeiterfassung für Hausverwaltungen
Stempeln am Objekt, Stunden auf Liegenschaften buchen, abrechenbare Leistungen trennen. Dazu Urlaub, Überstunden mit Freigabepflicht, Fahrtenbuch, Begehungsprotokolle und das Aktenarchiv, in einer Anwendung ohne Installation.
Was beim Ausstempeln auf dem Bildschirm steht
- Gestempeltdie tatsächliche Anwesenheit, wird nie gekürzt
- 8:45
- GutgeschriebenSollzeit plus freigegebene Mehrzeit
- 8:00
- Wartet auf Freigabedokumentiert, noch ohne Wirkung aufs Konto
- 0:45
Zwei getrennte Zahlen statt einer: Aufgezeichnet wird alles, gutgeschrieben nur, was jemand freigegeben hat. Wie das gerechnet wird
- Funktionsbereiche
- 13
- Bundesländer mit Feiertagsregeln
- 16
- Testfälle für die Zeitlogik
- 200
- Installationen auf dem Handy
- 0
Was ist CasaClock?
CasaClock ist eine Zeiterfassung für Hausverwaltungen und immobiliennahe Betriebe: Stempeluhr mit GPS-Objekterkennung, Urlaubs- und Überstundenverwaltung, Verteilung der Arbeitszeit auf Liegenschaften und Tätigkeiten, Fahrtenbuch, Vor-Ort-Protokolle und Aktenarchiv in einer Anwendung.
Sechs Fragen, sechs Antworten
Die Fragen, die in einer Verwaltung regelmäßig unbeantwortet bleiben
Wo war der Hausmeister?
Der Geofence ordnet jede Buchung der Liegenschaft zu, in deren Radius sie entstanden ist. Standard sind 150 Meter, je Objekt einstellbar.
Welche Stunde geht auf die Rechnung?
Jede Zeitposition trägt ein Kennzeichen abrechenbar, vorbelegt aus der Tätigkeit. Der Export sammelt genau diese Positionen.
Wer hat diese Überstunden angeordnet?
Mehrzeit wird dokumentiert, aber erst nach einer datierten Freigabe gutgeschrieben. Vorab per Antrag oder nachträglich im Cockpit.
Wann verfällt der Resturlaub?
Übertrag mit Verfallsdatum, dazu die Erinnerung vor Ablauf. Ohne dokumentierten Hinweis verfällt Urlaub nach der Rechtsprechung nicht.
Wer hat die Zeit geändert?
Zeiten werden nicht überschrieben, sondern über Korrekturanträge geändert. Jeder Eingriff durch Vorgesetzte steht im Audit-Protokoll.
Wo liegt der Rechnungsordner 2019?
Suche in ganzen Sätzen, Lagerplatz bis aufs Fach, QR-Etikett am Karton und die Aufbewahrungsfrist je Kategorie.
Ein Tag im Außendienst
Von der ersten Buchung bis zur Rechnung
Die Arbeit besteht aus Knopfdrücken. Alles, was danach kommt, entsteht aus den Buchungen, ohne dass jemand etwas nachpflegt.
- 6:40 Uhr, vor dem ObjektEin Knopfdruck auf dem Handy. Die Position wird einmalig erfasst, der Geofence erkennt die Liegenschaft, die Buchung steht.
- 9:15 Uhr, zweite AdresseObjektwechsel. Das alte Objekt wird beendet, das neue beginnt, ohne dass jemand eine Liste durchsucht.
- 12:00 Uhr, PauseDie Anwendung weist auf die fällige Pause nach § 4 ArbZG hin, sobald die Schwelle erreicht ist. Abgezogen wird nichts automatisch.
- 16:00 Uhr, TagesabschlussDie gestempelte Zeit wird auf Objekte und Tätigkeiten verteilt. Der Geofence hat das meiste vorbelegt, es bleibt das Bestätigen.
- 16:02 Uhr, FeierabendAusstempeln. Auf dem Bildschirm stehen drei Zahlen: gestempelt, gutgeschrieben, offene Mehrzeit.
- Monatsende, VerwaltungObjektauswertung öffnen, abrechenbare Positionen auswählen, als CSV exportieren. Exportierte Positionen sind gegen einen zweiten Lauf gesperrt.
Funktionen
Was enthalten ist
- StempeluhrVier Buchungsarten, ein großer Knopf, laufende Zeit ohne Neuladen.
- GPS und GeofenceEinmalige Ortung je Buchung, Zuordnung zum nächstgelegenen Objekt, drei Modi.
- ÜberstundenDokumentiert wird alles, gutgeschrieben nur das Freigegebene.
- Urlaub und AbwesenheitenAntrag, Resturlaub, Vertretung, Verfall des Übertrags und Teamkalender.
- Freigabe-CockpitAlle Entscheidungen einer Führungskraft auf einer Seite, mit Zähler in der Navigation.
- TagesabschlussObjekt, Tätigkeit, Dauer. Die Summe muss stimmen, der Rest geht auf Allgemein.
- Auswertung und AbrechnungDrei Ebenen: Betrieb, Person, Liegenschaft. Export als CSV, gegen Doppelabrechnung gesperrt.
- Fuhrpark und FahrtenbuchzubuchbarFahrten festschreiben, Fristen überwachen, Führerscheine kontrollieren.
- Vor-Ort-ProtokolleDiktieren, fotografieren, versenden. Der Weg zurück ins Büro entfällt.
- BerichtsheftzubuchbarEin Eintrag je Woche, Abzeichnung durch die ausbildende Person, PDF für die Kammer.
- Archiv und LagerzubuchbarSuchen, finden, einräumen, vernichten. Mit QR-Code statt Gedächtnis.
- Dokumente und PersonalaktePersonalakte, Dokumente mit Fristenautomatik, Vier-Augen-Freigabe, Kenntnisnahme.
- KI-SchnittstelleFragen an die eigenen Zeitdaten in natürlicher Sprache, über ein persönliches Token.
Branchen
Wo das Zuschneiden auf Objekte zählt
- HausverwaltungObjektbezogene Stunden, abrechenbare Leistungen und Begehungsprotokolle in einem System.
- HausmeisterserviceMobile Erfassung, Leistungsnachweis je Auftraggeber, Fahrtenbuch für die Servicefahrzeuge.
- ImmobilienmaklerAufzeichnung ohne Tagessoll, Objektboard mit erwarteter Courtage, Provisionsabrechnung.
- HandwerkBaustellenzeiten, Nachkalkulation je Auftrag und Mindestlohndokumentation.
- GebäudereinigungViele kurze Einsätze, getrennte Minijob-Konten, Nachweis je Objekt.
Rechtlicher Rahmen
Was das Gesetz verlangt
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils vom 14.05.2019 (C-55/18). Daneben gelten die Aufzeichnungspflichten aus § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG unverändert weiter.
Häufige Fragen
Was ist CasaClock?
CasaClock ist eine Zeiterfassung für Hausverwaltungen und immobiliennahe Betriebe. Sie umfasst eine Stempeluhr mit GPS-Objekterkennung, Urlaubs- und Überstundenverwaltung, die Verteilung der Arbeitszeit auf Liegenschaften und Tätigkeiten, ein Fahrtenbuch, Vor-Ort-Protokolle, ein Aktenarchiv und eine digitale Personalakte mit Dokumentenerstellung.
Wer steckt hinter CasaClock?
CasaClock ist ein Produkt der Casalead UG (haftungsbeschränkt) aus Reutlingen, geführt von Luis Braun und Nicolas Braun. Casalead entwickelt Software für Immobilienmakler und Verwaltungen; CasaClock ist der Teil davon, der Arbeitszeit erfasst und auf Liegenschaften verteilt. Entwicklung, Betrieb und Support liegen in einer Hand, die Server stehen in Deutschland.
Für wen ist CasaClock gemacht?
Für Betriebe mit Innen- und Außendienst an wechselnden Objekten: WEG- und Mietverwaltungen, Hausmeisterservices, Gebäudereinigung, Handwerksbetriebe mit Baustellen und Maklerbüros. Die Besonderheit ist die Zuordnung der Arbeitszeit zu Liegenschaften und die Trennung zwischen abrechenbarer und pauschal abgegoltener Leistung.
Muss eine App installiert werden?
Nein. CasaClock läuft im Browser und lässt sich als Lesezeichen auf den Startbildschirm legen, wo es im Vollbild ohne Adressleiste startet. Es gibt keinen Eintrag im App Store und keine Freigabe durch eine Geräteverwaltung.
In welchen Sprachen gibt es die Anwendung?
Ausschließlich auf Deutsch, einschließlich der erzeugten Dokumente und E-Mails. Eine mehrsprachige Oberfläche ist nicht vorgesehen.
Funktioniert die Stempeluhr offline?
Derzeit nicht. Ohne Netzverbindung kommt keine Buchung an. Ein Offline-Puffer, der Buchungen lokal hält und später überträgt, ist geplant und nicht umgesetzt.
Erfüllt CasaClock die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Die Anwendung erfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Person, macht Änderungen nachvollziehbar und gibt jeder Person Zugriff auf ihre eigenen Daten. Damit deckt sie die Anforderungen ab, die das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) und der EuGH am 14.05.2019 (C-55/18) formuliert haben, sowie die Aufzeichnungspflichten aus § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG. Die Pflicht trifft den Betrieb; die Software ist das Werkzeug dafür.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in Deutschland, in einer PostgreSQL-Datenbank je Installation. Es gibt keine Weitergabe an Dritte außerhalb der eingerichteten Dienste, und die Liste der Auftragsverarbeiter in der erzeugten Datenschutz-Information passt sich der tatsächlichen Konfiguration an.
Sehen Sie sich das an einem echten Betrieb an
Eine halbe Stunde am Bildschirm, mit Ihren Liegenschaften und Ihren Fragen. Danach wissen Sie, ob es passt.