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Fahrtenbuch: Was das Finanzamt anerkennt
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Kurz gesagt
Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es zeitnah und in geschlossener Form geführt wird und nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sind. Je betrieblicher Fahrt sind Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck und die aufgesuchte Person oder Firma festzuhalten. Für Privatfahrten genügt die Kilometerangabe.
Warum überhaupt ein Fahrtenbuch
Wer einen Dienstwagen auch privat nutzt, versteuert diesen Vorteil. Zwei Wege stehen offen: die pauschale Ein-Prozent-Regel nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG oder der Nachweis der tatsächlichen Aufteilung über ein Fahrtenbuch nach Satz 3. Der zweite Weg lohnt sich, wenn der private Anteil gering ist oder das Fahrzeug einen hohen Listenpreis hat.
Die Pflichtangaben
| Fahrtart | Erforderliche Angaben |
|---|---|
| Betriebliche Fahrt | Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck, aufgesuchte Person oder Firma |
| Umwegfahrt | Zusätzlich die Route, wenn vom kürzesten Weg abgewichen wurde |
| Fahrt Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte | Vermerk genügt |
| Privatfahrt | Kilometerangabe genügt |
Kundenbesuche dürfen nicht als Kundendienst zusammengefasst werden. Verlangt ist die aufgesuchte Person oder Firma, nicht die Kategorie.
Warum Excel nicht reicht
Dasselbe Argument trifft ein handschriftliches Buch, in dem Seiten fehlen oder Eintragungen überschrieben sind. Geschlossene Form heißt: fortlaufend, vollständig, nicht nachträglich manipulierbar.
Zeitnah
Zeitnah bedeutet in unmittelbarem Zusammenhang mit der Fahrt, nicht am Jahresende aus dem Terminkalender rekonstruiert. Wer 200 Fahrten im Dezember nachträgt, hat kein Fahrtenbuch, sondern eine Aufstellung.
Das ganze Jahr
Die Wahl zwischen Pauschale und Fahrtenbuch gilt je Fahrzeug für das gesamte Kalenderjahr. Ein Wechsel während des Jahres ist nur bei einem Fahrzeugwechsel möglich. Wer im März aufhört, das Buch zu führen, fällt für das ganze Jahr auf die Ein-Prozent-Regel zurück.
Wann sich der Aufwand rechnet
Die Ein-Prozent-Regel setzt monatlich ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung an, zuzüglich 0,03 Prozent je Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bei einem Fahrzeug mit hohem Listenpreis und wenigen Privatkilometern ist der pauschale Ansatz deutlich teurer als der tatsächliche Anteil. Bei einem gebrauchten Transporter mit hoher Privatnutzung ist es umgekehrt: Der Listenpreis ist niedrig, und das Fahrtenbuch kostet nur Arbeit.
Elektronisch führen
Ein elektronisches Fahrtenbuch nimmt die Arbeit ab, wenn es die Adresse aus dem Standort vorschlägt, den Kilometerstand fortschreibt und die abgeschlossene Fahrt festschreibt. Genau so arbeitet das Fahrtenbuch in CasaClock: Eine festgeschriebene Fahrt ist nicht mehr änderbar. Ob das Finanzamt im Einzelfall anerkennt, entscheidet es an Ihren Aufzeichnungen; eine Software kann diese Entscheidung nicht zusagen.
Dieser Text gibt den Stand zum genannten Datum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze und Rechtsprechung ändern sich; prüfen Sie vor einer Entscheidung den aktuellen Stand oder holen Sie anwaltlichen Rat ein.