Zeiterfassung für Hausverwaltungen
Kurz gesagt
CasaClock ist für Hausverwaltungen gebaut: Die gestempelte Zeit wird auf Liegenschaften und Tätigkeiten verteilt, jede Position trägt ein Kennzeichen abrechenbar, und der Geofence erkennt beim Stempeln, an welchem Objekt jemand steht. Am Monatsende steht je Eigentümergemeinschaft, wie viele Stunden angefallen sind und welche davon gesondert berechnet werden.
Fünf Situationen aus dem Alltag
| Situation | Antwort der Software |
|---|---|
| Der Hausmeister schreibt Stunden auf einen Zettel, und am Monatsende passt nichts zusammen. | Er stempelt am Objekt, der Geofence trägt die Liegenschaft ein, und der Tagesabschluss verteilt die Zeit auf Tätigkeiten. Der Zettel entfällt. |
| In der Eigentümerversammlung fragt jemand, wofür die Hausmeisterkosten angefallen sind. | Die Objektauswertung zeigt den Monat je Liegenschaft, summiert nach Tätigkeit und nach Person, dazu jede Einzelposition mit Datum. |
| Kleinreparaturen außerhalb des Verwaltervertrags gehen in der Masse unter. | Jede Position trägt ein Kennzeichen abrechenbar, vorbelegt aus der Tätigkeit. Der Export sammelt genau diese Positionen und sperrt sie gegen einen zweiten Lauf. |
| Begehungsprotokolle bleiben liegen, weil sie abends geschrieben werden müssten. | Das Protokoll entsteht vor Ort per Diktat, mit Fotos und Bildunterschriften, und geht sofort als PDF an die Anwesenden. |
| Der Aktenkeller ist voll, und niemand findet den Rechnungsordner 2019. | Das Archivmodul führt Kartons und Ordner mit Lagerplatz bis aufs Fach, QR-Etikett und Aufbewahrungsfrist. |
Eine Hausverwaltung ist zwei Betriebe in einem: ein Büro mit festen Zeiten und ein Außendienst, der über die Stadt verteilt arbeitet. Die üblichen Zeiterfassungen bedienen den einen Teil gut und den anderen gar nicht.
Was in einer Verwaltung anders ist
Die Stunde eines Hausmeisters ist nicht einfach eine Stunde. Sie gehört zu einer Liegenschaft, sie fällt unter den Verwaltervertrag oder eben nicht, und im Streitfall muss nachvollziehbar sein, wann und wo sie angefallen ist. Genau das leistet die Kombination aus Geofence beim Stempeln und Tagesabschluss.
| Schritt | Was passiert | Wo |
|---|---|---|
| 6:40 Uhr | Einstempeln vor Ort, Position wird einmalig erfasst, Objekt erkannt. | Handy |
| 6:40 bis 9:15 | Treppenhausreinigung, danach eine Kleinreparatur. | Vor Ort |
| 9:15 Uhr | Objektwechsel, zweite Liegenschaft. | Handy |
| 16:00 Uhr | Tagesabschluss: Positionen bestätigen, Tätigkeiten ergänzen. | Handy oder Rechner |
| Monatsende | Objektauswertung, Export der abrechenbaren Positionen als CSV. | Verwaltung |
WEG-Verwaltung und Mietverwaltung
Für die WEG-Verwaltung zählt die Trennung zwischen der pauschal abgegoltenen Verwaltungsleistung und der gesondert zu vergütenden Sonderleistung. CasaClock bildet diese Trennung auf der Ebene der einzelnen Zeitposition ab, nicht erst in der Rechnung. Wer eine Sonderleistung nachträglich anders bewertet, schaltet das Kennzeichen in der Objektauswertung um, solange die Position nicht exportiert ist.
Der Innendienst
Die Sachbearbeitung stempelt am Rechner, bucht die Zeit auf Büro oder Allgemein und nutzt Urlaubsantrag, Krankmeldung und Teamkalender wie in jeder anderen Verwaltung. Die Feiertage rechnet das System nach dem Bundesland der jeweiligen Person, was bei Standorten in mehreren Ländern der Punkt ist, an dem Tabellenlösungen scheitern.
Der Einstieg
Die Liegenschaften kommen per CSV in das System, idempotent über die Referenznummer aus der Verwaltungssoftware. Fehlende Koordinaten holt ein Hintergrundjob nach. Die Belegschaft kommt entweder per CSV oder als Komplettimport aus Kenjo, samt Historie. Wer aus einem anderen System kommt, bringt seinen Stundensaldo als Eröffnungssaldo mit, statt Monate nachzustempeln.