Einsatzplanung für Hausmeisterdienste (neues Modul, zubuchbar)

Objektvertrag. Je Objekt ein Reiter mit Auftragnehmer, Auftraggeber, Laufzeit, Kündigungsfrist, Stammbesetzung, Vertretungsreihenfolge, Zugangshinweisen und Ansprechpartner. Vertragsstunden und Pauschale werden mit Gültig-ab gepflegt, alte Monate rechnen weiter mit dem Stand, der damals galt.

Leistungsverzeichnis. Jede wiederkehrende Aufgabe mit Turnus (täglich bis jährlich, 14-täglich nach Kalenderwoche, erster oder letzter Werktag im Monat), Feiertagsregel, Dauer, Zeitfenster, Saison, Qualifikation, Checkliste und Fotopflicht. Unter jeder Position stehen die nächsten vier Termine und die tatsächlich gestempelte Dauer. Wer 20 Minuten plant und 35 braucht, sieht das hier statt in der Jahresabrechnung.

Wochenplan im Kalender. Der Kalender bekommt einen Umschalter zwischen Abwesenheiten, Einsätzen und beidem. In der Einsatz-Sicht ein Wochenraster mit Personen oder Objekten als Zeilen und dem offenen Bedarf rechts. Beim Einplanen prüft die Software genehmigte Abwesenheiten, Urlaubssperren, Überschneidungen, die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes über Haupt- und Minijob zusammen, die engeren Grenzen für Minderjährige, Qualifikationen und Zeitfenster. Ein Verstoß blockiert, ein Hinweis lässt sich mit Begründung übergehen. Veröffentlichen schaltet die Woche frei und schickt jeder Person ihre Termine.

Touren. Die Objekte einer Schicht werden so sortiert, dass wenig gefahren wird, bei Einhaltung der Zeitfenster. Die Fahrzeit kommt zuerst aus den eigenen Stempeldaten: liegen genug Fahrten zwischen zwei Objekten vor, gilt deren Median. Startpunkte sind die Firmenstandorte, die dafür eine Art bekommen (Büro, Depot, Lager). Wohnadressen werden nicht verwendet.

Sicht des Hausmeisters. Auf der Stempeluhr steht die Tour des Tages mit Uhrzeit, Objekt und Anfahrt. Ein Einsatz zeigt aufgeklappt die Adresse mit Link in die Karten-App, die Positionen als Checkliste, die Zugangshinweise und die letzte Bemerkung vom letzten Besuch. Einstempeln geht aus dem Einsatz heraus. Nicht erledigte Punkte verlangen einen Grund. Mängel und fehlendes Material lassen sich mit Foto melden.

Vertretung. Eine Krankmeldung macht die veröffentlichten Einsätze im Zeitraum unbesetzt und meldet das dem Planer. Im Cockpit steht je Einsatz eine sortierte Vorschlagsliste mit Umweg in Kilometern, Wochenstunden und dem Hinweis, ob die Person das Objekt kennt. Anfragen gehen an die ersten drei, die erste Zusage zählt. Zwei Stunden vor Beginn eskaliert ein unbesetzter Einsatz an alle Planer. Der Abwesenheitsantrag zeigt schon im Formular, wie viele Einsätze betroffen wären.

Winterdienst. Bereitschaft je Revier, Auslösung am Morgen mit Grund und Uhrzeit. Daraus entstehen Einsätze an allen Winterobjekten des Reviers, sortiert nach Priorität und Fahrweg ab Depot. Ein Tag ohne Einsatz wird ebenso festgehalten: bei einem Streit über den 14. Januar ist der Nachweis, dass kein Schnee lag, so wichtig wie das Räumprotokoll. Jeder Eintrag wird gegen die Räumfrist aus der Satzung der Gemeinde geprüft, eine Verspätung steht mit Minuten und Grund im Protokoll. Nach Tagesende werden die Einträge festgeschrieben, Änderungen danach nur mit Grund und als Revision, wie im Fahrtenbuch. Das Winterdienstprotokoll je Objekt und Saison gibt es als Druckansicht, ohne Namen.

QR-Aushang fürs Treppenhaus. Ein druckbares Blatt je Objekt. Wer scannt, sieht ohne Anmeldung die Besuche der letzten zwölf Wochen mit Zeiten auf die Viertelstunde gerundet, erledigte und offene Positionen mit Grund und den nächsten geplanten Besuch. Keine Namen einzelner Mitarbeiter. Das beantwortet die häufigste Frage an die Verwaltung, bevor sie gestellt wird. Optional eine anonyme Rückmeldung und ein Mängelformular. Für den Beirat ein zweites Token mit geleisteten gegen vereinbarte Stunden und dem Winterdienstprotokoll.

Derselbe Code ist der Stempelpunkt der Mitarbeiter. Wer angemeldet ist und scannt, stempelt ohne Standortfreigabe ein. Das löst Keller und Tiefgaragen, in denen GPS nichts findet.

Kalender-Abo. Unter Mein Konto gibt es eine Adresse für den Handy-Kalender. Die veröffentlichten Einsätze stehen dann neben den privaten Terminen und aktualisieren sich bei jeder Veröffentlichung.

Haupt- und Minijob getrennt. Betreut die Gruppe ein Objekt über eine zweite Firma, steht diese Firma im Vertrag. Daraus ergibt sich der Job jedes Einsatzes und damit die Buchung beim Stempeln. Der Minijob-Nachweis zeigt neben den gestempelten auch die geplanten Stunden des laufenden Monats, damit die Grenze vor dem Monatsende auffällt.

Einrichtung: Das Modul muss für die Firma freigeschaltet sein. Wer planen soll, braucht das Kennzeichen Planer in seinem Benutzerkonto. Ohne Objektvertrag taucht ein Objekt in der Planung nicht auf, bleibt aber stempelbar wie bisher.

Pausen-Erinnerung

Läuft eine Pause länger als eine eingestellte Zeit, Voreinstellung 45 Minuten, bekommt die Person eine Mail. Der häufigste Grund für eine Pause von zwei Stunden ist ein vergessener Stempel, und der fällt sonst erst am Abend auf, wenn ihn jemand korrigieren muss. Wer wirklich noch Pause macht, ignoriert die Nachricht. Die Schwelle steht in den Einstellungen unter Automatik, 0 schaltet sie ab.

Behoben

Anlegen eines Benutzers brach mit einer nichtssagenden Fehlermeldung ab, wenn die Mailadresse in einer anderen Firma schon vergeben war. Jetzt steht der Grund da, ohne die fremde Firma zu nennen. Dieselbe Lücke steckte im CSV-Import und in der Schnittstelle.

Nach einer Fehlermeldung im Benutzerformular waren alle Eingaben weg. Das Formular hält seine Werte jetzt, markiert das betroffene Feld rot und scrollt hin. Die Sammelmeldungen sind aufgeteilt: statt "Die private Anschrift ist ein Pflichtfeld" steht dort, ob Straße, Postleitzahl oder Ort fehlt.

Ein frisch angelegtes Konto zeigte als Erstes vierzehn rote Kacheln mit fehlenden Tagen, an denen es das Konto noch gar nicht gab. Untergrenze ist jetzt der spätere der beiden Tage, Eintritt und Anlage des Kontos.

Die Benutzerübersicht zeigte genommenen und restlichen Urlaub, aber nicht die genehmigten Tage, die noch bevorstehen. Genau die erklären die Lücke zwischen beiden Zahlen. Die Spalte steht jetzt in der Tabelle, in der Summenzeile und im CSV-Export.

Die Beschreibung der Schnittstelle unter /api/v1/openapi.json war für niemanden abrufbar. Sie ist wieder erreichbar.

Sonstiges

Beispiele und Platzhalter in den Formularen nannten eine bestimmte Firma. Sie sind neutral. Die zweite Briefpapier-Fußzeile griff bisher auf ein fest eingebautes Stichwort im Firmennamen; das Stichwort ist jetzt ein Feld im Formular."